Directie-assistent | 32-40 u/w | Standplaats Utrecht | Hybride

Ben jij een rustmaker in drukke agenda’s? Ben jij een uitstekende planner en organisator, die ook aan de laatste details denkt? Punctueel, discreet en dienstverlenend ingesteld? Dan hebben we een leuke baan als Directie-assistent voor jou!

Dit ga je doen
Als Directie-assistent bij PQR beheer je de agenda en e-mailbox van onze CEO en van de CEO van ons moederbedrijf Bechtle. Daarnaast zorg je ervoor dat ook de uitvoering van de agenda op rolletjes loopt. Zo plan je niet alleen de afspraken over verschillende locaties, je zorgt er ook voor dat gesprekpartners geïnformeerd en beschikbaar zijn, gespreksruimtes en vervoer geregeld is en waar nodig boek je een vlucht en/of een overnachting. Je plant de agenda efficiënt en je weet precies welke zaken je daaromheen moet organiseren om de dag soepel te laten verlopen. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, notuleer je overleggen, beheer je actielijsten en zorg je voor de ondertekening van documenten.
Bij verstoringen of incidenten, bijvoorbeeld een vlucht die geannuleerd wordt, schakel je snel richting een oplossing en probeer je de invloed hiervan op het verdere verloop van de dag zoveel mogelijk te beperken. Jij weet precies waar de directieleden zich bevinden, en wanneer je beschikbaar moet zijn voor (eventuele) assistentie. 
Door duidelijke communicatie, mee te denken, vooruit te kijken en punctualiteit breng je rust in drukke agenda’s. 
Als Directie-assistent maak je onderdeel uit van het HR en Facility team en je rapporteert aan de HR Manager. Het team bestaat uit collega’s voor Facilitair, Receptie, Recruitment en HR-advies. 

•    Je bent verantwoordelijk voor de mailboxen en het agendabeheer voor twee directieleden van PQR;
•    Je zorgt voor een efficiënte dagenplanning en een goede voorbereiding van de afspraken;
•    Je boekt reizen, waaronder vluchten en hotels, en eventueel vervoer ter plaatse;
•    Je verzorgt inschrijvingen voor evenementen;
•    Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen behoort ook tot je takenpakket, net als het beheer van de actielijsten en de coördinatie van te accorderen van documenten;
•    Ook facilitaire zaken, zoals afspraken voor het onderhoud aan de leaseauto en eventueel vervangend vervoer worden door jou georganiseerd;
•    Daarnaast beheer je de creditcard en verwerk je bonnen volgens de PQR procedure;
•    Tot slot ben je ook back-up voor het secretariaat van PQR.

Vereisten
•    Je kan bovengemiddeld goed overweg met Outlook en de andere Office 365 producten;
•    Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Daarnaast beheers je de Engelse en Duitse taal. 
•    Je bent dienstverlenend ingesteld, denkt mee en legt makkelijk verbanden waardoor je aan een half woord genoeg hebt; 
•    Je bent ook een gate-keeper, je weet prioriteiten in te schatten en zegt met gevoel voor belangen “nee” waar nodig;
•    Je bent flexibel: bij incidenten ben je bereid ook buiten je standaard werktijden aan een oplossing te werken;
•    Je bent discreet, informatie is bij jou in veilige handen. 

Dit bieden wij je
Bij PQR werk je bij dé marktleider op het gebied van geavanceerde IT-infrastructuren. We zijn trots op onze hoge partner statussen waardoor je als een van de eersten toegang hebt tot de nieuwste innovaties en trainingen, en bieden volop kansen om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen PQR en/of ons moederbedrijf Bechtle.
We bieden je een passend salaris bij jouw ervaring met uitstekende primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Waarom jij deze uitdaging elke dag bij ons aangaat? Simpelweg omdat wij een hecht team hebben waarin iedereen de samenwerking met collega’s opzoekt, we kennis delen en opbouwen met elkaar en op vrijdagmiddag staan jouw collega's klaar voor de gezellige vrijdagmiddagborrel!
Dit alles kan natuurlijk niet zonder de lekkerste koffies, dagelijks vers fruit, jaarlijks diverse feesten en events, teamuitje en nog veel meer.

Geïnteresseerd?
Ben jij onze nieuwe steun en toeverlaat voor de directie? Reageer direct via de button hieronder of neem contact op met onze recruiter Brenda Klever via 06-31331147, en we vertellen je alles over hoe uitdagend het is om onderdeel te worden van ons PQR-team, hoe we samenwerken aan de meest slimme IT-oplossingen voor de mooiste klanten en wat PQR voor jou kan betekenen.